Gestione prenotazioni online

ESPERIENZA 6

Esigenza

CI SONO AZIENDE CHE SI RIVOLGONO ALLA LORO CLIENTELA NON TANTO PER LA VENDITA DI PRODOTTI, MA PER L’EROGAZIONE DI SERVIZI E PRESTAZIONI, COME AD ESEMPIO ESTETISTI, PARRUCCHIERI, STUDI MEDICI, IMPIANTI SPORTIVI, NOLEGGIATORI.
IN MOLTI CASI, SERVIZI E PRESTAZIONI VENGONO EROGATI SU APPUNTAMENTO. NE CONSEGUE CHE, LA GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI DIVENTA UNA FUNZIONE STRATEGICA PER LA RAZIONALIZZAZIONE ED OTTIMIZZAZIONE DELLE RISORSE (PERSONE ED ATTREZZATURE) CHE L’AZIENDA METTE A DISPOSIZIONE.

L’esigenza di un nostro cliente, azienda che offre servizi di estetica e acconciature, era quella di trovare una soluzione che sostituisse agende o fogli elettronici, integrando tutte le informazioni necessarie a pianificare con efficacia gli appuntamenti, attribuendo ad ogni servizio il corretto tempo di esecuzione e ottimizzando in questo modo gli impegni delle varie risorse.
Il punto di partenza per la nostra analisi è stata questa domanda: quanto tempo si passa al telefono per fissare gli appuntamenti con i clienti?
Dopo studio approfondito, abbiamo convenuto che, se i clienti avessero avuto la possibilità di gestirsi in autonomia le prenotazioni, l’azienda avrebbe potuto recuperare del tempo da questa attività per dedicarlo ad altre più redditizie.

Soluzione e tecnologia

IL NOSTRO PROGETTO DOVEVA AVERE COME OBIETTIVO LA REALIZZAZIONE DI UNA GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI SEMPLICE ED EFFICACE E CHE FOSSE FRUIBILE ANCHE DAI CLIENTI STESSI. LA TECNOLOGIA DA UTILIZZARE ERA SENZA DUBBIO IL WEB E L’APPLICATIVO DOVEVA ESSERE ACCESSIBILE NON SOLO DA PC, MA ANCHE DA TABLET E SMARTPHONE.

Per dare corpo all’idea, abbiamo realizzato una parte tabellare dove poter inserire i collaboratori e definirne orari e mansioni, il calendario aziendale, i servizi con i relativi tempi e categorie a cui sono associati e i clienti registrati con le loro credenziali.
Su questa base, sono stati costruiti i programmi operativi per poter gestire i periodi di chiusura aziendale pianificati, piuttosto che ferie e permessi dei collaboratori, visualizzare o stampare l’agenda delle prenotazioni per singolo operatore o per gruppi di lavoro, accedere allo storico del cliente per vedere, nei vari appuntamenti che si sono succeduti, quali servizi o prodotti gli sono stati erogati e ovviamente l’agenda di gestione degli appuntamenti.
Di questo progetto il nostro cliente ha apprezzato la semplicità e l’assoluta libertà e autonomia nella gestione della parte tabellare, ha ottenuto una maggior efficienza nell’organizzazione interna della sua attività e avendo reso disponibile il servizio di prenotazioni ai suoi clienti, ha potuto trasformare in una fonte di reddito il tempo risparmiato al telefono dai suoi collaboratori.